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書籍タイトル:青年団事務局の手びき

  • 一般価格:1,296円
  • 発行:日本青年団協議会

目次

第1 運動方針のたて方と総括のあり方
第2 会議の持ち方と運営について
第3 青年団の一般文章(公文書)
第4 青年団の告示(公示)文章
第5 賞状・表彰状・感謝状
第6 会則(団則・規約)
第7 青年団の予算・決算
第8 青年団の経理の仕方
第9 書類整理と保存基準


はじめに

青年団活動を進めていく上で事務局の果たす役割は極めて大きなものがあります。青年団という組織が円滑に機能していくかどうかの鍵は事務局が握っているといっても過言ではないでしょう。

一般的にみると、活動計画の立案準備、各種会議、関係機関との連絡調整や団員・加盟団との連絡、各種活動の整理などですが、実際の事務量は大変な繁忙をきわめることになります。

ただ、役割という分野からみれば、このような仕事を一つひとつ処理し、活動し易い条件を整えていくのが事務局の役割といえますが、運営の上から見れば組織活動の拠点としての重要な位置をしめているといえます。

特に、事務局長は、執行部の一員であるからこのような実務を先頭にたって処理していくと同時に事務局を統括していくという役割りもあって、組織の中では重要なポストに位置づけられているし、責任を負うことになります。

従って、事務局長はもちろんのこと、事務局員も単なる事務屋であってはならないし、組織をより強くしていくという立場から、青年団の性格や青年の要求・動向を把握していくことが大切でありますし、なによりもまして要求されるのは、青年団運動に対する情熱でありましょう。

最近通勤青年が増え、役員も当然この波の中におかれています。役員自身が大変忙しくなっていることもあって、執行部が日常の具体的な活動面を事務的に依存する度合いが強くなって来ています。

そこで、事務局長及び事務局にたずさわるものは、当然これに対応できる体勢をとらなければならないが、大むね次のことが考えられる。

  • 1. 出来る限り事務局長の、それはのぞめなくても専従の職員を置いて上記の要請に応えられるようにすること。
  • 2. 年度当初において、具体的な活動の大綱を執行部で十分検討し、それにもとづいて年間の行動スケジュールと、日常的な事務の手順を明らかにしておく。
  • 3. 事務局長は、毎回の役員界で活動状況を報告し、さし迫った事業に対しては、改めて役割分担を提案して、各役員の責任をうながしていく。
  • 4. 一部の役員に集中しないように努め、執行部全体が活動を処理していく体制を作り上げていくことが大切である。こうすることにより、仲間の意見や要求をより多く吸収していくことができる。

以上の点を心がけることによって、執行部の連帯感が団全体に波及し、仲間意識の拡大強化に役立って行くでしょう。

青年団のまとまりにおいて欠かせないものは、仲間同士のふれあいにおける感激や、感動であります。執行部の結束した姿は団員の感動をよぶし、団員の喜びは執行部を感激させます。そして、その中の接ぎ手となる事務局は団の一体化のための薬剤師的な役割を荷っているといえるでありましょう。

ここに、この青年団事務局の手引きを発行することになったのは、このような事務局の果たさなければならない重要性を踏まえながら、一枚の文章にも理にかない、かつ能率的で、見た人の感じをそこねないような文章や、運動の中核になる運動方針のたて方や、会議の進め方等についてのべ、青年団運動がより発展するための指針にしたいと願うからであります。

尚、事務局として果たさなければならない全体の課題について記しておきます。

  • 1. 事務局の管理と運営に管する責任ある対処。
  • 2. 会議、集会の企画と運営の起案。
  • 3. 運動方針、総括等執行部で論議するための原案作成。特に総括に関しては充分なものを用意。
  • 4. 会計事務として予算、決算の作成、帳簿の記帳管理、予算の執行、実行予算の算定、収入源の獲保、適正処理
  • 5. 処分書の処理として、収受、発信とその処理と保存。
  • 6. 会(団)旗、会(団)印の保管。
  • 7. 組織指導者(役員など)の派遣計画の起案。
  • 8. 渉外、折衝等の素地を整理し、その実効をあげる。
  • 9. 選挙管理事務(但し、直接選挙される場合を除く)。
  • 10. 諸活動の立案と執行のための準備。
  • 11. 教宣活動による徹底周知。
  • 12. 点検と総括の計画立案
  • 13. 役員相互の連絡を密にして、執行体制を円滑にし、充実する。
  • 14. 構成図の現状の把握と対処策の起案。

    などがあげられる。又このほか事務局員を入れている場合は、人事管理の面で採用、配置転換、給与、保障等の提案します。

この手引きが、全国の青年団運動の発展に役立つことを願いながら・・・。

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